Informativa Privacy “MyPlace”

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo (UE) 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali ("Regolamento") e della normativa nazionale, Deloitte La informa, nella Sua qualità di Interessato, che potrà raccogliere, presso di Lei, Suoi dati, qualificati come personali dal predetto Regolamento e che, pertanto, la stessa Deloitte è tenuta, in qualità di Titolare del trattamento, a fornirLe alcune informazioni riguardanti il trattamento degli stessi Suoi dati.

Per “trattamento” di dati personali, ai sensi del Regolamento, si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute da Deloitte con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate ai Suoi dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati è la società facente parte del network italiano di Deloitte presso cui Lei è assunto (di

seguito, “Deloitte”).

Il Responsabile della protezione dei dati è contattabile:

· nel caso in cui Lei sia assunto presso Deloitte Legal Società Tra Avvocati A Responsabilità Limitata Società Benefit oppure presso In2law S.r.l., rispettivamente ai seguenti indirizzi e-mail: dpolegal@deloitte.it e dpoin2law@deloitte.it.;

· nel caso in cui Lei sia assunto presso le altre società del network di Deloitte, al seguente indirizzo e-mail: dataprotectionofficer@deloitte.it.

2. Natura dei dati trattati, finalità e base giuridica del trattamento

Deloitte tratterà i Suoi dati personali - ove per dato personale si intende qualsiasi informazione relativa alla Sua persona fisica, identificata o identificabile anche indirettamente mediante riferimento a qualsiasi altra informazione in nostro possesso ("Interessato") - forniti alla stessa nell’ambito dell’utilizzo dell’applicazione MyPlace.

MyPlace è un’applicazione installata sul Suo smartphone aziendale per la gestione e l’organizzazione degli spazi negli uffici delle sedi di Deloitte selezionabili attraverso la stessa. In particolare, l’applicazione MyPlace Le consentirà di:

i) prenotare la Sua postazione di lavoro;

ii) rendere visibile la postazione da Lei prenotata agli altri colleghi, permettendo loro di prenotare una postazione vicino alla Sua;

iii) ottenere le indicazioni sul percorso da effettuare per raggiungere la postazione prenotata, tramite una mappa statica dell’edificio avente come punto di partenza l’ingresso dell’edificio;

iv) ottenere le indicazioni sul percorso da effettuare per raggiungere la sala riunione da Lei prenotata, tramite una

mappa statica dell’edificio avente come punto di partenza la postazione di lavoro prenotata.

Al fine di svolgere le proprie funzioni, l’applicazione MyPlace dovrà accedere ad alcuni dati personali che La riguardano, tra cui: dati anagrafici e di contatto (es. e-mail aziendale); postazione prenotata all’interno della sede di Deloitte; indicazione delle giornate lavorative in cui Lei intende prenotare la Sua presenza nelle sedi indicate.

Il trattamento a cui saranno sottoposti i Suoi dati personali ha le seguenti finalità:

i) consentirLe di prenotare la Sua postazione nelle sedi selezionabili attraverso l’applicazione, permettendo a

Deloitte di organizzare le presenze in azienda del proprio organico;

ii) raggiungere la postazione di lavoro o la sala riunione eventualmente prenotata tramite la mappa statica;

iii) rendere la postazione da Lei prenotata visibile agli altri colleghi;

iv) consentire a Deloitte di adempiere agli obblighi in materia del diritto del lavoro e adempiere a richieste da parte di Autorità, Enti e Organismi pubblici e dei relativi provvedimenti.

La base giuridica del trattamento è:

· con riferimento alle finalità (i) e (ii) di cui sopra, l'esecuzione del contratto di lavoro di cui Lei è parte con Deloitte, ai sensi dell'art. 6.1(b) del Regolamento;

· con riferimento alla finalità (iii) di cui sopra, il Suo consenso, ai sensi dell'articolo 6.1(a) del Regolamento;

· con riferimento alla finalità (iv) di cui sopra, l'adempimento di obblighi di legge, ai sensi dell'articolo 6.1(c) del Regolamento.

3. Natura obbligatoria/facoltativa del conferimento dei dati

Il conferimento dei Suoi dati è obbligatorio con riferimento alle finalità i), ii), iv). Il mancato conferimento dei Suoi dati non Le consentirà di prenotare la Sua postazione nelle sedi indicate nell’applicazione.

Il conferimento del Suoi dati è facoltativo con riferimento alla finalità iii). Il mancato conferimento del relativo consenso impedirà ai suoi colleghi di visualizzare la postazione da Lei prenotata.

I Suoi dati anagrafici e di contatto saranno automaticamente acquisiti dall’applicazione MyPlace al momento dell’accesso all’applicazione tramite la funzione di single sign-on.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali verrà effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici (informatici o telematici) atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi in base a logiche e procedure coerenti con le finalità suindicate e in conformità ai principi cui all’art. 5 del Regolamento, quali liceità, correttezza e trasparenza, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

5. Durata del trattamento

Con riferimento alle finalità i), ii) e iv), i Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario a conseguire le finalità per le quali sono stati raccolti, salvo per l’ulteriore periodo di tempo stabilito dalla normativa nazionale ed europea.

Con riferimento alla finalità iii), Lei potrà revocare il consenso eventualmente prestato in ogni momento, utilizzando le funzionalità dell’applicazione My Place (“Profilo” -> box “Aggiorna Profilo” (“Modifica” se versione Web) -> cliccare sul segno di spunta “Vicino ad un collega- Attiva o disattiva la visibilità delle tue prenotazioni ai colleghi”).

6. Comunicazione e trasferimento dei dati

I Suoi dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

· società terze operanti nella fornitura di servizi informatici sottese al funzionamento e alla corretta operatività

dell’applicazione MyPlace;

· società appartenenti al network di Deloitte per finalità di amministrazione interna;

· autorità competenti (inclusi tribunali) a cui è sottoposta Deloitte, per lo svolgimento delle loro funzioni istituzionali nei limiti stabiliti dalla legge o dai regolamenti.

I Suoi dati saranno comunicati a tali soggetti previa opportuna designazione nel ruolo di Responsabili del trattamento o, in caso diverso, a seguito del riconoscimento di una Titolarità autonoma, e verranno trattati da collaboratori e/o dipendenti di Deloitte nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dalla stessa Deloitte.

I Suoi dati personali saranno ospitati prevalentemente su data center all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora per lo svolgimento delle attività si rendesse necessario un trasferimento dei Suoi dati ad ulteriori responsabili situati al di fuori del SEE, ciò potrà avvenire unicamente:

· quando è stata adottata una decisione di adeguatezza ai sensi dell'art. 45 del Regolamento da parte della Commissione Europea;

· quando sono state adottate tutte le garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 del Regolamento nonché in conformità alle ulteriori disposizioni data protection applicabili.

I suoi dati non saranno in alcun modo oggetto di diffusione.

7. Diritti dell’Interessato

Lei ha il diritto di chiedere l'accesso, la rettifica, la cancellazione e la portabilità dei suoi dati personali; di revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; ha inoltre il diritto di opporsi al loro trattamento o di chiederne la limitazione, nonché di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente.

Per esercitare tali diritti potrà rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati competente come individuato all’interno

della presente Informativa, inviando una comunicazione al relativo indirizzo e-mail.

8. Modifiche alla presente Informativa

Deloitte si riserva la facoltà di apportare delle modifiche alla presente Informativa. È pertanto possibile che tale documento subisca modifiche nel tempo e, per tale motivo, La invitiamo a consultare periodicamente questa pagina.