Informativa Privacy “MyPlace”

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali ("Regolamento") e della normativa nazionale, Deloitte La informa, nella Sua qualità di Interessato, che potrà raccogliere, presso di Lei, Suoi dati, qualificati come personali dal predetto Regolamento e che, pertanto, la stessa Deloitte è tenuta, in qualità di Titolare del trattamento, a fornirLe alcune informazioni riguardanti il trattamento degli stessi Suoi dati.

Per “trattamento” di dati personali, ai sensi del Regolamento, si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute da Deloitte con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate ai Suoi dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Il Titolare del trattamento dei dati è la società facente parte del network italiano di Deloitte presso cui Lei è ha un rapporto di lavoro (di seguito, “Deloitte”).

Il Responsabile della Protezione dei Dati è contattabile:

· Nel caso in cui Lei sia assunto presso Deloitte Legal Società Tra Avvocati A Responsabilità Limitata Società Benefit oppure presso In2law S.r.l., rispettivamente ai seguenti indirizzi e-mail: dpolegal@deloitte.it e dpoin2law@deloitte.it.

· Nel caso in cui Lei sia assunto presso le altre società del network di Deloitte, al seguente indirizzo e-mail: dataprotectionofficer@deloitte.it.

2. Natura dei dati trattati, finalità e base giuridica del trattamento

Deloitte tratterà i Suoi dati personali - ove per dato personale si intende qualsiasi informazione relativa alla Sua persona fisica, identificata o identificabile anche indirettamente mediante riferimento a qualsiasi altra informazione in nostro possesso ("Interessato") - forniti alla stessa nell’ambito dell’utilizzo dell’applicazione MyPlace.

MyPlace è un’applicazione installata sul Suo smartphone aziendale per la gestione e l’organizzazione degli spazi negli uffici delle sedi di Deloitte selezionabili attraverso la stessa. In particolare, l’applicazione MyPlace Le consentirà di:

i) Prenotare la Sua postazione di lavoro/sala riunione.

ii) Prenotare gli ulteriori spazi aziendali messi a Sua disposizione da parte di Deloitte (es. Sale Ulivo e Spazio Oasi) attraverso l’applicazione MyPlace.

iii) Rendere visibile la postazione/sala riunione da Lei prenotata agli altri colleghi, permettendo loro di prenotare una postazione vicino alla Sua.

iv) Ottenere le indicazioni sul percorso da effettuare per raggiungere la postazione/sala riunione prenotata, tramite una mappa statica dell’edificio avente come punto di partenza l’ingresso dell’edificio o la postazione di lavoro prenotata.

Al fine di svolgere le proprie funzioni, l’applicazione MyPlace dovrà accedere ad alcuni dati personali che La riguardano, tra cui dati anagrafici e di contatto (es. nome e cognome ed e-mail aziendale), acquisiti automaticamente dall’applicazione MyPlace al momento dell’accesso tramite Single Sign On (“SSO”).

Il trattamento a cui saranno sottoposti i Suoi dati personali ha le seguenti finalità:

i) ConsentirLe di prenotare le postazioni di lavoro e/o le sale riunioni nelle sedi selezionabili attraverso l’applicazione MyPlace, permettendo a Deloitte di organizzare le presenze in azienda del proprio organico.

ii) ConsentirLe di prenotare gli altri spazi aziendali presenti nelle sedi selezionabili attraverso l’applicazione MyPlace, nelle modalità e nei termini indicati nei rispettivi regolamenti.

iii) Rendere la postazione/sala riunione da Lei prenotata visibile agli altri colleghi del network Deloitte.

La base giuridica del trattamento è:

· Con riferimento alle finalità (i) e (ii) di cui sopra, la necessità di gestire e dar seguito alla Sua richiesta di prenotazione (articolo 6.1 (b) del Regolamento).

· Con riferimento alla finalità (iii) di cui sopra, il Suo consenso (articolo 6.1 (a) del Regolamento).

3. Natura obbligatoria/facoltativa del conferimento dei dati

Il conferimento dei Suoi dati personali con riferimento alle finalità i) e ii) è necessario per dar seguito alla Sua richiesta di prenotazione. Il mancato conferimento dei Suoi dati non Le consentirà quindi di prenotare la Sua postazione/sala riunione/spazi aziendali messi a Sua disposizione nelle sedi indicate nell’applicazione MyPlace.

Il rilascio del consenso al trattamento dei Suoi dati personali con riferimento alla finalità iii) è facoltativo; pertanto, un suo eventuale rifiuto a fornire tale consenso comporta l’impossibilità per Deloitte di rendere visibile la Sua postazione/sala riunione prenotata ai colleghi del network Deloitte, mentre non pregiudica in alcun modo la prenotazione della stessa.

4. Modalità del trattamento

I Suoi dati personali verranno trattati con l’ausilio di strumenti elettronici, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendo la riservatezza dei medesimi, in conformità ai principi applicabili al trattamento di dati personali, ai sensi dell’art. 5 del Regolamento, quali liceità, correttezza e trasparenza, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

5. Durata del trattamento

Con riferimento alle finalità i) e ii), i Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario a conseguire le finalità per le quali sono stati raccolti e comunque non oltre due (2) anni dalla Sua prenotazione.

Con riferimento alla finalità iii), i Suoi dati personali saranno trattati fino a quando Lei non deciderà di revocare il consenso utilizzando le funzionalità dell’applicazione My Place (“Profilo” -> box “Aggiorna Profilo” (“Modifica” se versione Web) -> cliccare sul segno di spunta “Vicino ad un collega - Attiva o disattiva la visibilità delle tue prenotazioni ai colleghi”). A seguito della revoca del consenso, i Suoi dati personali saranno trattati solo ed esclusivamente per il perseguimento delle ulteriori finalità connesse alle prenotazioni.

6. Comunicazione e trasferimento dei dati

I Suoi dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

· Società terze operanti nella fornitura di servizi informatici sottese al funzionamento e alla corretta operatività dell’applicazione MyPlace;

· Società appartenenti al network di Deloitte per finalità di amministrazione e gestione interna.

I Suoi dati saranno comunicati a tali soggetti previa opportuna designazione nel ruolo di Responsabili del trattamento o, in caso diverso, a seguito del riconoscimento di una Titolarità autonoma, e verranno trattati da collaboratori e/o dipendenti di Deloitte nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dalla stessa Deloitte.

I Suoi dati personali saranno ospitati su data center all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora per lo svolgimento delle attività si rendesse necessario un trasferimento dei Suoi dati al di fuori dello SEE, ciò potrà avvenire unicamente adottando le garanzie previste dal Capo V del Regolamento.

7. Diritti dell’Interessato

Lei potrà esercitare nei confronti di Deloitte, in qualsiasi momento, i seguenti diritti riconosciuti dal Regolamento:

· ricevere conferma dell’esistenza di un trattamento che riguarda i Suoi dati personali, accedere al loro contenuto e ricevere informazioni in merito alla natura del trattamento (diritto di accesso);

· aggiornare, modificare e/o correggere i Suoi dati personali (diritto di rettifica);

· chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);

· opporsi al trattamento in qualsiasi momento (diritto di opposizione) nei casi previsti dalla normativa applicabile;

· revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso fornito prima della revoca (secondo le modalità indicate al paragrafo 5 della presente informativa privacy);

· ricevere copia dei dati in formato elettronico che la riguardano e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro Titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare i diritti come sopra indicati, le richieste potranno essere indirizzate al Responsabile della Protezione dei Dati nominato da Deloitte utilizzando i relativi indirizzi e-mail.

Inoltre, Le è riconosciuto il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo o ricorso all’Autorità giurisdizionale qualora ritenesse che il trattamento dei Suoi dati personali effettuato dal Titolare del trattamento avvenga in violazione del Regolamento e/o della normativa applicabile.

8. Modifiche alla presente Informativa

Deloitte si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa privacy. Di conseguenza, il documento potrebbe subire variazioni nel tempo; per questo motivo, La invitiamo a consultarlo periodicamente.

Data ultimo aggiornamento: Ottobre 2025