Affidavit Srl - Sede Legale Firenze - Capitale 20.000,00 euro I.V.
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Tel: +39-0554630433 - E-mail: info@affidavit.it - PEC: affidavit@arubapec.it
via Bolognese, 43 CAP 50139 Firenze
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INFORMATIVA CLIENTI E FORNITORI
IN MATERIA DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEL REG. UE n. 2016/679 (GDPR)
Gentile Cliente/Fornitore,
il Regolamento Europeo n. 2016/679 (GDPR) in materia di protezione dei dati personali (di seguito il “Regolamento UE”)
ed il Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito il “Codice”)
prevedono il diritto alla protezione dei dati personali e garantiscono il relativo trattamento nel rispetto dei diritti e delle
libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e sicurezza,
all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.
Per “trattamento” di dati personali si intende, ai sensi dell’art. 4, comma 1, n. 2) del Regolamento UE, qualsiasi
operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o
insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione,
l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o
qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la
distruzione.
AFFIDAVIT S.r.l., con sede in Via Bolognese n. 43 – 50139 Firenze, tel. 0554630433, info@affidavit.it,
affidavit@arubapec.it, nella sua qualità di Titolare del trattamento, nella persona del legale rappresentante pro
tempore, ai sensi e per gli effetti dell'art.13 del Reg. UE n. 2016/679 e dell’art.13 del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, con
la presente
INFORMA
Il/la Sig./Sig.ra ________________________________________, in seguito definito/a Interessato che, in relazione al
contratto in essere, del quale la presente informativa costituisce allegato inscindibile:
1. FINALITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Sua
riservatezza e i Suoi diritti ed in conformità alle regolamentazioni aziendali, nonché al disciplinare tecnico sull’utilizzo
degli strumenti elettronici aziendali, della posta elettronica ed Internet. Il trattamento dei dati personali sarà effettuato per
le seguenti finalità:
- instaurare, gestire ed estinguere un rapporto contrattuale con AFFIDAVIT S.r.l., nel rispetto degli obblighi di legge ed in
adempimento delle obbligazioni nascenti dal contratto, ovvero dalla normativa comunitaria, in particolare ai fini del
rispetto della normativa in materia fiscale, di previdenza e assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza
del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica;
- tenuta della contabilità o della corresponsione di corrispettivi, assegni e altri emolumenti;
- per mantenere aggiornate le informazioni all’interno degli archivi dei clienti e/o dei fornitori aziendali;
- consentire a Lei e/o a soggetti da Lei delegati l’accesso ad una delle sedi aziendali ai fini dello svolgimento delle
prestazioni oggetto di contratto.
La informiamo che per il trattamento dei dati personali necessari ai fini della gestione contrattuale in adempimento di
obblighi di legge non è necessario il Suo consenso ai sensi dell’art. 9, comma 2, lett. b) del Regolamento UE e dell’art.
24 del Codice.
Ai fini della verifica della clientela e/o dei fornitori per finalità fiscali e/o di normativa antiriciclaggio, potranno essere
richiesti e trattati anche “dati giudiziari” che La riguardano, intendendosi tali, ai sensi dell’art.10 del Regolamento UE e
dell’art. 4, comma 1, lett. e) del Codice, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1,
lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle
sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi
degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale. Tali dati saranno trattati in conformità all’art. 10 del Regolamento
UE, all’art. 27 del Codice, nonché nel rispetto delle indicazioni e/o delle Autorizzazioni Generali eventualmente emanate
dal Garante per la Protezione dei Dati Personali in materia.
Il trattamento di tutti i dati acquisiti sarà effettuato con modalità cartacee e strumenti informatici nel rispetto delle
disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure di sicurezza, ai sensi dell’art.32 del
Regolamento UE, nonché degli artt. 31-35 e dell’Allegato B) del Codice e con l’osservanza di ogni misura cautelativa che
ne garantisca la relativa riservatezza e sicurezza.
Tutti i dati oggetto della presente informativa saranno trattati e conservati dal Titolare e dai soggetti nominati
Responsabili del trattamento, Referenti interni ed Incaricati, nel rispetto del principio di proporzionalità, per il periodo di
tempo strettamente necessario per ciascuna finalità individuata, sempre salvi gli obblighi di conservazione per periodi
aggiuntivi, previsti dalla normativa in materia penale, fiscale, finanziaria (che prevedono un tempo massimo di 10 anni
dalla loro acquisizione e/o dalla cessazione del contratto) e/o in ragione di richieste provenienti dalle competenti Autorità.
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2. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN
EVENTUALE RIFIUTO
Il conferimento dei Suoi dati personali è obbligatorio ai fini dell’instaurazione, gestione e cessazione del rapporto
contrattuale ai sensi delle disposizioni di legge, di regolamento e di contratto e per tutte le finalità sopra elencate, ed il
Suo rifiuto al conferimento dei dati determinerà l’impossibilità parziale o totale di stipulare e successivamente gestire il
rapporto contrattuale.
La mancanza del Suo consenso, ove richiesto, determinerà l’impossibilità di effettuare il trattamento dei dati per le
singole finalità per le quali lo stesso non risulta prestato.
3. AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI
I Suoi dati personali potranno essere comunicati, in stretta relazione alle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti o
categorie di soggetti:
- agli istituti previdenziali e assicurativi, al fine dell’adempimento degli eventuali obblighi previdenziali, assistenziali e
assicurativi;
- agli istituti bancari, al fine del pagamento dei corrispettivi e di ogni indennità o rimborso;
- a soggetti che svolgono attività di smistamento di comunicazioni (es. corrieri, servizio postali)
- ai consulenti aziendali, al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi giuridici relativi alla posizione contrattuale;
- a consulenti (sia persone fisiche sia persone giuridiche) ovvero fornitori a cui il Titolare dovesse affidare degli incarichi
per lo svolgimento di alcune attività in outsourcing;
- alle associazioni sindacali, al fine di consentire il controllo della corretta esecuzione del contratto in conformità con
quanto previsto dagli accordi integrativi aziendali;
- alle compagnie assicurative con le quali il Titolare intrattiene rapporti o convenzioni;
- ad eventuali altri soggetti, ai quali la vigente normativa legale e/o contrattuale prevede l’obbligo di comunicazione, in
ottemperanza a quanto prescritto dalla vigente normativa.
Potrà venire a conoscenza dei Suoi dati personali il personale aziendale dipendente e/o collaboratore appositamente
nominato responsabile, referente e/o incaricato del trattamento ai sensi dell’art.28 del Regolamento UE e degli artt. 29 e
30 del Codice.
Potranno inoltre venire a conoscenza dei Suoi dati personali eventuali soggetti a cui il titolare dovesse affidare delle
attività in outsourcing appositamente nominati responsabili e/o incaricati del trattamento ai sensi dell’art.28 del
Regolamento UE e degli artt. 29 e 30 del Codice, o da clienti dell’Azienda che necessitino, nell’ambito delle attività
svolte, di informazioni sul personale della AFFIDAVIT S.r.l. che effettui per loro conto delle attività nell’ambito
dell’esecuzione dei contratti.
Tutti i trattamenti effettuati da soggetti terzi rispetto al Titolare saranno debitamente autorizzati dal Titolare stesso, ed
avverranno nel rispetto delle normative in materia di sicurezza e sulla Privacy. I Suoi dati personali non saranno oggetto
di diffusione, salvo qualora richiesto da una norma di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria.
4. TITOLARE E RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento dei dati è AFFIDAVIT S.r.l., avente sede in Via Bolognese n. 43, 50139 Firenze, nella persona
del suo rappresentante legale pro tempore.
L’elenco aggiornato di tutti i Responsabili del trattamento nominati nel tempo è disponibile presso la sede legale del
Titolare e sarà fornito previa richiesta scritta, nelle forme previste dalla normativa.
5. DIRITTI RICONOSCIUTI ALL’INTERESSATO
In ogni momento, Lei potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare o del Responsabile del trattamento ai sensi
del Capo III (artt. 12-22) del Regolamento, nonché dell’art. 7 del Codice.
In particolare, in qualità di Interessato, Lei ha:
a) il diritto di ricevere informativa circa:
a. l’origine dei dati personali;
b. le finalità e modalità del trattamento;
c. la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d. gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato nel territorio dello Stato,
ove applicabile;
e. i soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono
venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
b) il diritto di accedere ai dati personali presenti in archivi cartacei e/o elettronici;
c) il diritto di chiederne la rettifica, l'aggiornamento e la cancellazione, se incompleti o erronei, nonché di opporsi al loro
trattamento per motivi legittimi e specifici;
d) il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del
trattamento, Lei ha il diritto di ottenere altresì l'integrazione dei dati personali incompleti, eventualmente fornendo
apposita dichiarazione integrativa;
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e) il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo se sussiste uno dei
motivi di cui all’art. 17, comma 1 del Regolamento UE;
f) il diritto di opporsi al trattamento e/o di ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi di cui
all’art. 18, comma 1, del Regolamento UE;
g) il diritto di proporre reclamo ad una autorità di controllo, per l’Italia al Garante per la Protezione dei Dati Personali, con
le modalità reperibili sul sito web istituzionale www.garanteprivacy.it;
h) il diritto alla portabilità del dato nei limiti e nei modi previsti dall’art. 20 del Regolamento UE.
I diritti sopra riassunti sono esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare, al referente interno o al
Responsabile, anche per il tramite di un Incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo. La richiesta rivolta
al Titolare o al Responsabile può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata, telefax o posta elettronica.
DICHIARAZIONE DI PRESA VISIONE E CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il sottoscritto Sig./Sig.ra _______________________________________ dichiara di aver ricevuto l’informativa ex art. 13
Reg. UE 2016/679 (GDPR) ed ex art.13, D.lgs. 196/2003, inerente al trattamento dei propri dati personali per le finalità di
instaurazione, gestione e cessazione del rapporto contrattuale e per le altre finalità ivi indicate e
□ esprime il proprio consenso
□ nega il proprio consenso
al trattamento dei propri dati personali secondo quanto indicato nell’informativa, con specifico riferimento ai dati personali
comuni e giudiziari necessari alle procedure di verifica della clientela e/o dei fornitori previste dalla legge.
Luogo ______________________________ Data _____________________________
Nome _______________________________ Cognome ___________________________
Firma leggibile _______________________________________________
